Tiré du livre "The OKR Fieldbook" de Ben Lamorte
Bien qu'il soit essentiel d'évaluer les résultats clés pour réussir avec vos objectifs stratégiques, il est conseillé de ne pas évaluer les objectifs directement.[1] Dès le début de sa carrière en tant que coach en exécution de la stratégie, Ben Lamorte a pris conscience que de nombreuses organisations n'avaient pas d'approche claire permettant d'évaluer leurs résultats clés. Il a donc développé un système de notation standard qu'il a appelé « Ambitieux Souhaité Atteignable ».[2] Aujourd'hui, la plupart de ses clients adoptent ce système de notation, cependant il n'existe pas d'approche unique idéale pour toutes les organisations. Il est donc important de connaître les trois systèmes de notation les plus couramment utilisés dans ce domaine.
Radical Focus
Les résultats clés sont initialement fixés avec un niveau de confiance dans leur réalisation de 50 % ; à la fin, les résultats clés sont soit atteints, soit ils ne le sont pas.
Mesurer Ce Qui Compte
Les résultats clés sont des résultats sur lesquels soit on « s'engage », soit auxquels on « aspire ». Ils sont notés sur une échelle de 0 à 1. Ceux sur lesquels on s'engage doivent être pleinement atteints et reçoivent dans ce cas une note de 1,0. La note cible pour les résultats clés auxquels on aspire est de 0,7.
Ambitieux Souhaitable Atteignable
Chaque résultat clé relève de l'une des trois catégories : (1) Ambitieux avec un niveau de confiance dans l'atteinte du résultat de 10 %, (2) Souhaité (cible visée) avec un niveau de confiance dans sa réalisation de 50 % et (3) Atteignable (minimum auquel on s'engage) avec un niveau de confiance de 90 %.
Quel que soit le système de notation adopté, il est essentiel pour l'organisation de ne s'appuyer que sur un système unique. Lors de plusieurs de nos premiers projets OKR (Objectives and Key Results), nous proposons aux équipes différentes options pour noter leurs résultats clés. Mais à chaque fois, les chefs de projet expriment leur désir que toutes les équipes adoptent un même système de notation dès le départ.
Notation binaire (Oracle)
Pour la première fois en 2011, Ben Lamorte a utilisé les OKR au sein d'une petite start-up. Le système de notation adopté était basé sur ce qui fonctionnait pour Oracle à la fin des années 1980. Chaque résultat clé était soit atteint, soit non atteint. C'était simple. C'était binaire. Si un résultat clé était d' « obtenir dix nouveaux clients d'ici la fin du trimestre » et que le trimestre se terminait avec seulement neuf nouveaux clients, le résultat clé n'était pas atteint. En fait, à l'époque, on faisait l'hypothèse qu'on atteindrait dix clients à mi-trimestre, qu'on adapterait la cible en plaçant la barre à quinze et qu'on en atteindrait vingt à la fin du trimestre. Cette approche de la notation des résultats clés est connue sous le nom de « placer la barre haut et dépasser les objectifs ».[3]
Il était tacitement admis que si une équipe atteignait ses objectifs, elle serait félicitée et les membres de l'équipe auraient plus de chances d'être promus. Une équipe était considérée comme performante dans la mesure où ses OKR étaient atteints.
Le système de notation d'Oracle était loin d'être parfait. Supposons en effet qu'une équipe ait eu pour résultat clé de « signer avec dix nouveaux clients », mais qu'elle ait finalement signé avec neuf. Le système de notation binaire pouvait créer un sentiment d'échec, car signer avec seulement neuf nouveaux clients était interprété comme un échec. Pas de beaucoup, mais tout de même, le sentiment était celui d'une défaite. L'approche binaire d'Oracle, basée sur le fait de placer la barre haut et de dépasser les objectifs, s'avérait diamétralement opposée à la culture des OKR chez Google, où la pire chose que vous puissiez faire était de dépasser tous vos OKR.
Notation en fin du cycle sur une échelle de 0 à 1 (Google)
Le monde a découvert comment Google notait ses OKR au moment où la vidéo de Google Ventures est sortie en 2013.[4] L'idée était de normaliser la manière dont tous les résultats clés étaient notés. Ce modèle de notation permet à chacun de savoir comment mesurer un succès. Une note de zéro est mauvaise, une note de 0,3 indique une certaine progression, une note de 0,7 reflète le niveau de réalisation visé et une note de 1,0 reflète un succès supérieur à l'objectif.
La culture de Google met l'accent sur les objectifs ambitieux. En fait, obtenir uniquement des 1 pour les résultats clés est interprété comme un contournement du système. Nous avons entendu parler d'un employé de Google qui s'était fixé des objectifs ambitieux et qui les avait tous atteints. Apparemment, tout le monde a considéré qu'il avait triché.[5] Bien qu'elle ne soit pas parfaite, l'approche de notation de Google a pour effet d'uniformiser les types de conversations et rationalise la façon de communiquer sur le niveau de réalisation de chaque objectif.
Notation prédéfinie "Ambitieux, Souhaité et Atteignable" (Lamorte)
Presque toutes les organisations évaluent leurs résultats clés en fin de cycle. Certaines évaluent les résultats clés à intervalles régulier tout au long du cycle. Cependant, très peu définissent leurs critères de notation au moment de définir leurs résultats clés. Avoir une discussion sur ce qui constitue un « 0,3 » ou un « 0,7 » n'a pas beaucoup de sens. Il est préférable de traduire ces chiffres en mots-clés. Après en avoir discuté avec Vincent Drucker (le fils de Peter Drucker), Ben Lamorte a commencé à élaborer les lignes directrices suivantes :
Voici une anecdote qui illustre l'intérêt de s'accorder dès le départ sur la notation des résultats clés. L'histoire commence avec un vice-président de l'ingénierie qui crée l'OKR suivant :
Objectif : Lancer de nouveaux produits pour attirer de nouveaux clients
Résultat clé : Lancer avec succès le nouveau produit ABC, mesuré via l'inscription des 100 premiers utilisateurs payants d'ici la fin du troisième trimestre
0,3/Atteignable = Prototype testé et approuvé avec une date de lancement au quatrième trimestre
0,7/Souhaité = Produit lancé avec 10 premiers utilisateurs payants
Le résultat clé tel qu'il est rédigé représente le niveau de notation 1,0/Ambitieux. L'alignement sur les niveaux de notation 0,3/Atteignable et 0,7/Souhaité avant de finaliser les résultats clés oblige à discuter dès le début du cycle OKR de ce qui constitue un résultat atteignable par opposition à un résultat ambitieux (auquel on aspire). Lorsque nous leur présentons ce modèle de notation, certains de nos clients craignent au départ que la définition de trois niveaux ne prenne trop de temps. Cependant, dans la pratique, la définition de ces niveaux de notation ne prend que quelques minutes.
Dans ce cas précis, le directeur de l'ingénierie a fait savoir au vice-président que le score cible de 0,7/Souhaité n'était pas possible à atteindre et que le score de 0,3/Atteignable serait déjà très ambitieux. Le directeur de l'ingénierie avait un contact au sein du service juridique qui lui a expliqué que l'organisation n'avait même pas l'autorisation de vendre le produit avant le trimestre suivant. Étonnamment, le vice-président n'était pas au courant de cet obstacle juridique.
L'exercice de définition préalable de ces trois notations a permis d'aligner les différentes attentes. Il a permis au vice-président de comprendre qu'il serait impossible d'acquérir des utilisateurs payants avant la fin du trimestre. Le fait d'avoir cette conversation avant de finaliser le résultat clé a permis à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde dès le début. Dans ce cas précis, l'équipe d'ingénierie a été conduite à affiner le résultat clé afin de mieux gérer les diverses attentes et les ressources. Chose amusante, le niveau d'engagement proposé pour le résultat clé tel que rédigé par le vice-président a fini par devenir le niveau ambitieux du résultat clé une fois finalisé :
Résultat clé : Réussir à créer un prototype du nouveau produit ABC, mesuré via les commentaires positifs de 10 bêta-utilisateurs d'ici la fin du troisième trimestre, avec une date de lancement du produit fixée dans la première moitié du quatrième trimestre.
0,3/Atteignable = Lancement du prototype, mesuré par les commentaires d'1 bêta-testeur ; avec une date de lancement du produit prévue pour le premier trimestre de l'année prochaine.
0,7/Souhaité = 5 bêta-testeurs installent le prototype et déposent des commentaires positifs ; avec une date de lancement du produit fixée dans la seconde moitié du quatrième trimestre.
Même si Google utilise un système de notation numérique de 0 à 1, la plupart de nos clients n'adoptent pas d'échelle de notation numérique. Plutôt que de se référer à 0,3, 0,7 et 1,0, ils utilisent simplement des mots tels que « Atteignable », « Souhaité » et « Ambitieux » pour aligner les trois niveaux de progrès de leurs résultats clés.
Notation en milieu de cycle : historique ou prédictif
De nombreuses organisations font appel à nous les aider avec les OKR une fois qu'ils ont commencé à s'essayer aux OKR. Ces organisations ont généralement mis en place un système de notation axé sur les progrès réalisés à date et mesurent ainsi l'historique des progrès de chaque résultat clé sous la forme « X % terminé ». Nous ne sommes pas contre le fait de regarder en arrière et de suivre les progrès historiques de vos résultats clés, toutefois nous vous recommandons vivement d'inclure un élément prédictif. Revenons au résultat clé « obtenir dix nouveaux clients » afin d'analyser pourquoi la notation prédictive est si précieuse.
Supposons qu'on signe avec six clients au cours du premier mois du trimestre. Excellent, le résultat clé est atteint à 60 % ! Cependant, supposons que cette même équipe ne soit pas certaine de pouvoir signer avec dix clients au total d'ici la fin du trimestre, peut-être parce que le flux de clients se tarit ou qu'un commercial clé vient de démissionner. Il serait pourtant intéressant de disposer d'un système de notation qui reflète cette préoccupation.
La notation prédictive sert de système d'alerte précoce permettant de mieux gérer les attentes des différentes parties prenantes et de réduire les surprises que les équipes de direction préfèrent généralement éviter. La forme la plus simple de notation prédictive consiste en un niveau de confiance unique indiquant si un résultat clé donné sera atteint ou non en fin du cycle. Radical Focus adopte un tel système. Tous les résultats clés commencent avec un score de confiance de 5/10 par définition et ces scores pour chaque résultat clé sont mis à jour chaque semaine tout au long du cycle. Dans un tel cas, on pourrait communiquer que le score de confiance vient de passer de 50 % à seulement 20 %, reflétant ainsi la faible probabilité de signer avec dix clients d'ici la fin du trimestre. C'est ce type de changement qui déclenche alors les discussions sur les progrès réalisés.[6]
Une notation prédictive qui va au-delà des chiffres
Jusqu'à présent, notre analyse de la notation s'est concentrée sur le niveau de réalisation réel du résultat clé. Cependant, la note numérique d'un résultat clé ne reflète souvent pas toute la réalité. Par exemple, votre client est peut-être en bonne voie pour atteindre un résultat clé qui consiste à acquérir cinq nouveaux clients, mais la réalisation de ce résultat clé nécessite de faire des heures supplémentaires en grand nombre. Le référent du résultat clé peut attribuer un score de confiance élevé, et toutefois avoir envie de dire : « Nous sommes en bonne voie pour atteindre le résultat clé, mais… ». S'il y a quelque chose qui ne va pas avec le résultat clé, il peut le signaler en le mettant en rouge ou en sélectionnant un emoji qui est triste afin de le signaler à l'équipe et de le résoudre. Alors que certains systèmes utilisent un code couleur basé sur des scores numériques, d'autres organisations introduisent un code couleur pour aller plus loin que la seule évolution numérique d'un résultat clé.[7]
L'un de nos clients avait pour résultat clé d'obtenir 100 000 téléchargements de son application mobile. Il était en bonne voie d'en obtenir 200 000, mais ces téléchargements était de piètre qualité. En fait, les équipes contournaient le système en mettant à disposition des téléchargements de piètre qualité ce qui leur permettait d'atteindre le résultat clé. Le résultat clé n'encourageait pas à un bon comportement. Étant donné cette qualité très médiocre de leur application, le résultat clé a obtenu la note « rouge 1,0 ». Le cas inverse, « vert zéro », peut également se produire.
Dans le cas d'un « zéro vert », le score numérique ne montre pas de progrès du résultat clé, mais il indique toutefois une évolution positive. Prenons l'exemple du résultat clé « gagner cinq nouveaux clients ce trimestre ». Si l'organisation est en passe d'en gagner zéro ce trimestre, le résultat clé obtient un score de zéro. Cependant, il se peut qu'elle ait déjà dix nouveaux clients prêts à signer pour le trimestre prochain, ce qui conduit à passer le résultat clé en vert.
Les systèmes de notation des OKR sont encore en pleine évolution. Nous prévoyons que le sujet de la notation des résultats clés fera l'objet de discussions plus larges à mesure que les organisations se heurteront à des obstacles en raison de l'absence d'une approche claire en matière de notation des résultats clés.
Analyse des trois systèmes de notation les plus courants
Radical Focus
Dans le système de notation Radical Focus, tous les résultats clés sont fixés à un niveau de confiance de 5 sur 10. Chaque équipe qui a des OKR est censée atteindre environ la moitié de ses résultats clés. Les résultats clés sont mis à jour chaque semaine avec un score de confiance prédictif sur une échelle de 1 à 10. Tout changement dans le degré de confiance doit donner lieu à discussion. En fin de la période, chaque résultat clé est soit « atteint », soit « non atteint ». Si vous atteignez 80 % d'un résultat clé donné, celui-ci reçoit une note finale de zéro. Nous constatons que les équipes obtiennent souvent des résultats « tout ou rien ». Autrement dit, certaines équipes ont tendance à atteindre tous leurs résultats clés, tandis que d'autres n'en atteignent aucun. Les équipes apprennent à ajuster leur niveau d'ambition afin de mieux gérer les attentes lorsqu'elles définissent leurs futurs OKR.
La notation Radical Focus fonctionne souvent bien pour les organisations qui viennent de se lancer dans les OKR et qui recherchent la simplicité.
Mesurer Ce Qui Compte
Le modèle de notation « Mesurer ce qui compte » exige que chaque résultat clé soit classé comme un « engagement » ou une « aspiration ». À la fin de la période, chaque résultat clé se voit attribuer une note finale, comprise entre 0 et 1. Bien que ce système encourage les équipes à fixer à la fois des résultats clés d'engagement ou d'aspiration, la plupart des équipes mettent l'accent sur ceux pour lesquels ils s'engagent. D'après notre expérience, les équipes qui adoptent ce système ont tendance à créer des résultats clés d'engagement qui ressemblent à une longue liste de tâches à accomplir. Les résultats clés de type "aspiration", s'ils sont inclus, sont souvent ajoutés après coup. La plupart des résultats clés qui sont rédigés sous forme d'un engagement ressemblent à des jalons ; dans ce cas, le processus de notation peut conduire à une certaine confusion. Nous avons déjà vu une note finale de 0,4 pour un résultat clé de type aspiration tel que « Terminer le troisième trimestre avec un permis de construire à Portland ». Mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ?
Ambitieux Souhaité Atteignable
Dans l'approche « Ambitieux Souhaité Atteignable », tous les résultats clés sont rédigés sous forme d'objectifs Ambitieux, généralement définis avec un niveau de confiance dans leur atteinte de 1 sur 10. Le même résultat clé a également un niveau Atteignable (minimum auquel on s'engage) et un niveau Souhaité (cible visée) prédéfinis. L'Atteignable indique que le niveau de confiance dans son atteinte est de 9 sur 10, qu'il est vraisemblablement grandement sous notre contrôle, et qu'il dépend très peu de facteurs externes. Le niveau Souhaité reflète un niveau de confiance dans son atteinte de 5 sur 10, se situant quelque part entre ce à quoi on s'engage (Atteignable) et ce qui est Ambitieux.[8] Bien que nous estimions que cette approche est celle qui fonctionne le mieux dans la plupart des cas, certaines organisations tirent également profit de l'adoption d'un autre système de notation.
Comparatif entre les trois systèmes de notation les plus courants
Éléments à retenir
✅ L'évaluation des résultats clés n'a pas pour but d'évaluer les performances des employés. Elle vise à (1) communiquer les objectifs, (2) gérer les diverses attentes et (3) favoriser l'apprentissage.
✅ Lorsque vous commencez, choisissez un seul système de notation des résultats clés.
✅ Envisagez d'ajouter une dimension « qualité » à l'aide de couleurs ou d'émojis heureux/tristes qui vont au-delà des chiffres afin de favoriser les conversations de suivi.
✅ Nous recommandons le système Ambitieux-Souhaité-Atteignable pour harmoniser les niveaux de réussite et gérer les attentes avant de publier les résultats clés.
Notes :
[1] Nous entendons souvent les organisations dire que l'évaluation des objectifs crée davantage de problèmes qu'elle n'en résout. Au mieux, ce processus est une perte de temps. Certaines organisations établissent des classements basés sur les notes attribuées aux objectifs afin de hiérarchiser les performances des équipes. Ces classements vont à l'encontre de la finalité des OKR, pénalisant les équipes qui visent haut et les obligeant à justifier des notes basses plutôt que de mettre l'accent sur l'apprentissage.
[2] Mon système de notation s'appelait à l'origine « aspirations à notation prédéfinie ». En 2021, nous avons changé le nom en « Ambitieux Souhaité Atteignable » en réponse aux commentaires de nos clients. Pour en savoir plus sur cette notation, consultez cette interview YouTube : https://youtu.be/xMRlI6cJwQg
[3] Source : Discussions privées avec Jeff Walker, qui a qualifié l'approche culturelle des OKR de « placer la barre haut et dépasser les objectifs » lorsqu'il occupait le poste de directeur financier chez Oracle à la fin des années 1980.
[4] Pour plus d'information sur cette vidéo virale, on pourra se reporter à l'article "Conversation avec Rick Klau à propos des OKR, de Google et de l'avenir".
[5] Cette anecdote est tirée de la présentation de John Doerr lors du Goal Summit 2015 à San Francisco. Que cette anecdote soit vraie ou non n'a pas d'importance ; c'est l'esprit de l'anecdote qui est pertinent.
[6] Voici ce que Christina Wodtke a à dire à ce sujet : « Si vous fixez un niveau de confiance de 5 sur 10, est-ce que cela a augmenté ou diminué ? Discutez-en pour en comprendre les raisons. » Source : http://eleganthack.com/monday-commitments-and-friday-wins/
[7] L'approche « Measure What Matters » (Mesurer ce qui compte) associe souvent la note numérique d'un résultat clé à une couleur : rouge, jaune ou vert. La couleur ne reflète pas les données sur la façon dont le champion du résultat clé perçoit ce résultat au-delà des chiffres. J'ai eu la chance de travailler avec Joel Trammel et l'équipe de Khorus, qui ont été les premiers à promouvoir un système de notation en deux dimensions qu'il appelait « probabilité et qualité ».
[8] Au lieu de rédiger chaque résultat clé comme un résultat Ambitieux, certains de nos clients préfèrent les rédiger sous forme de résultat Souhaité (cible visée à laquelle on s'engage). Ils précisent ensuite les niveaux de progrès Ambitieux et Atteignables entre parenthèses. Adoptez l'approche qui vous convient le mieux, mais veillez à rester cohérent.